איך עוברים למערכת תורים חדשה בלי לאבד לקוחות

הפחד הגדול במעבר הוא יום שבו שום דבר לא עובד: לקוחות לא מצליחים לקבוע, תורים הולכים לאיבוד, והטלפון לא מפסיק לצלצל. אפשר לעבור בלי יום כזה, אם עושים את זה לפי הסדר.

קודם מקימים, ורק אחר כך עוברים. מגדירים את השירותים, הצוות ושעות הפעילות במערכת החדשה, בזמן שהישנה עדיין עובדת. עדיף לעשות את זה בשקט, ביום רגוע, ולבדוק כמה תורים לדוגמה לפני שמישהו מבחוץ רואה משהו.

מביאים את רשימת הלקוחות. כמעט כל מערכת מאפשרת לייצא קובץ אקסל או CSV עם שמות וטלפונים. מייבאים אותו למערכת החדשה, ומוודאים שהלקוחות לא מקבלים הודעה על זה. לקוח שמקבל SMS מוזר באמצע היום לא מבין מה קרה.

את התורים העתידיים כדאי להעביר ידנית, או לתת להם להסתיים במערכת הישנה. תור שכבר נקבע שם מתקיים כרגיל, והתורים החדשים נקבעים כבר במערכת החדשה. אחרי שבועיים או שלושה, הישנה מתרוקנת מעצמה.

מעדכנים את הקישורים. הקישור לקביעת תור מופיע בהרבה מקומות: באינסטגרם, בוואטסאפ, בגוגל ובכרטיסי הביקור. כדאי לרשום את כולם ולהחליף אותם ביום אחד.

ומספרים ללקוחות, בפשטות: "מעכשיו קובעים תור כאן". הודעה אחת, עם קישור, מספיקה. מי שרגיל לקבוע בטלפון ימשיך להתקשר לזמן מה, וזה בסדר.

ב-opentor מעלים קובץ של עד 5,000 לקוחות בלי שאף אחד מקבל הודעה, והאתר והיומן עובדים לצד המערכת הקיימת עד שנוח לעבור. 14 ימי הניסיון הם בלי פרטי תשלום.